Comment aménager son espace d'accueil ?
Comment aménager son espace d'accueil ?
L’espace d’accueil est la première chose que voit le public (clients, partenaires, futurs employés) lorsqu’il se présente dans l’entreprise. Ce lieu doit donc refléter l’image, les valeurs, la personnalité, l'identité et la culture de l’entreprise, dans le but de laisser un bon souvenir aux visiteurs.
L’aménagement de cet espace peut contribuer à la réputation de la société, mais également à la fidélisation des usagers.
Pour vous aider à rendre plus attrayant et surtout plus personnalisée l'entrée de vos locaux, Kollori vous propose ses conseils dans le guide de l'aménagement et l'agencement d'un accueil professionnel ou d'un hall d'entrée.
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Un espace d’accueil pour quels besoins et usages ?
Pour aménager idéalement l’espace d’accueil dans votre entreprise, vous devez absolument vous interroger sur les besoins :
- Quel est le flux de visiteurs attendu et la fréquence (cela permettra de définir la superficie de l'accueil et son emplacement),
- Qui sont les utilisateurs de cet espace (Collaborateurs, entreprises, prospects, clients),
- Quels besoins ont les utilisateurs de ce lieu,
- Quelle est la première impression que l'on souhaite véhiculer auprès des visiteurs,
- De quelle façon on souhaite mettre en avant la marque,
- Quelles activités sont réalisées à l'accueil (prise de rdv, centre d'appel, secrétariat, accueil simple, etc...),
- Quelles sont les contraintes de l'emplacement choisi (par exemple : peu de lumière, une hauteur sous plafond importante, un petit espace, etc...).
Lorsque vous aurez répondu à toutes ces questions, cela vous permettra de savoir exactement ce dont vous avez besoin pour aménager votre accueil ou votre hall d'entrée.
Aménager l'accueil de votre entreprise en 7 étapes
1. Réfléchir à l'emplacement de l'accueil
L'emplacement de votre espace d'accueil est déterminant. En effet, il est nécessaire qu'il se trouve près de l'entrée de vos bureaux pour assurer une certaine proximité, et que la transition entre l'accueil et les locaux professionnels ne soit pas trop longue pour le visiteur.
Cependant, il est aussi important qu'il ne se trouve pas à côté d'espaces confidentiels ou très bruyants comme les salles de réunion par exemple.
2. Définir la configuration de l'accueil
Voici les différentes configurations possibles (sachez que nos conseillers peuvent vous aider à choisir la meilleure configuration adaptée à votre espace en vous réalisant un plan gratuit en 2D).
Accueil avec comptoir frontal
Description : Le comptoir fait face à la porte d’entrée, avec un espace pour recevoir les visiteurs de manière formelle.
Avantages : Offre un sentiment de professionnalisme et une barrière claire entre le personnel et les visiteurs.
Idéal pour : Les entreprises où la confidentialité ou la gestion d’un flux important de visiteurs est prioritaire (banques, assurances, etc.).
Accueil avec comptoir en angle
Description : Un comptoir en forme de L ou en angle qui permet au personnel d’accueillir les visiteurs en face tout en ayant une partie du comptoir pour les tâches administratives.
Avantages : Offre plus d'espace pour l'interaction et permet au personnel de gérer plusieurs tâches en même temps.
Idéal pour : Les entreprises avec un flux de visiteurs modéré, ou celles où l'accueil sert aussi de poste de travail pour d'autres tâches.
Accueil avec zone d'attente intégrée
Description : Une configuration où le comptoir est situé à proximité immédiate d’une zone d’attente (chaises, canapés, tables basses).
Avantages : Favorise le confort des visiteurs, et permet une gestion efficace des temps d’attente.
Idéal pour : Les entreprises avec des rendez-vous programmés ou des services nécessitant une attente (cliniques, cabinets d’avocats).
Accueil en îlot
Description : Le comptoir d’accueil est placé au centre de la pièce ou légèrement en retrait, offrant une circulation fluide autour.
Avantages : Permet une interaction plus ouverte et dynamique avec les visiteurs. Sensation moderne et accueillante.
Idéal pour : Les entreprises créatives ou startups qui veulent un espace d’accueil plus informel et collaboratif.
Accueil minimaliste
Description : Un petit comptoir ou même l’absence de comptoir avec un simple poste d’accueil discret.
Avantages : Design épuré et moderne, moins d’encombrement visuel.
Idéal pour : Les entreprises qui veulent une approche plus détendue et informelle de l’accueil, comme les espaces de coworking.
3. Choisir la banque d'accueil ou le comptoir
Installé à l’entrée de l’entreprise pour accueillir le public, assurer la prise de rendez-vous et réaliser diverses démarches d’ordre administratif, la banque d'accueil joue un rôle central dans la création d’une relation avec vos clients et vos collaborateurs.
Partie la plus importante du mobilier d'accueil, il est essentiel de prêter attention à son apparence, afin de marquer durablement les esprits.
Comme il s’agit à la fois d’un poste de travail et de réception, il est essentiel que le bureau soit ergonomique pour les travailleurs ; design et pratique pour les visiteurs.
La forme de la banque d'accueil
Plusieurs formes de banque d'accueil existent (comptoir d’accueil linéaire, en courbe, en carré ou encore en « L ») et le choix de ces dernières dépendront de la configuration choisi, de son emplacement et de la superficie disponible.
L'accessibilité PMR
Si vous recevez du public (que vous êtes ERP) ou que les valeurs d'inclusion sont importantes pour vous, vous devrez choisir une banque d'accueil avec accès PMR obligatoirement pour vos visiteurs en situation de mobilité réduite.
Nos recommandations de banques d'accueil
4. Le poste de travail et les rangements
Une fois la banque d'accueil choisie, il faut réfléchir à l'aménagement du poste de travail de l'hôte ou de l'hôtesse.
Les banques d'accueil proposent souvent de multiples options :
- plan de travail profond, qui pourra accueillir du matériel informatique, ainsi que servir à effectuer des tâches administratives,
- électrification des modules avec obturateur sur le plateau de chaque module et de goulottes d’électrification sous chaque plan,
- rangements de bureau intégrés : dossiers papiers, documents d’information destinés à votre clientèle, fournitures de bureaux et affaires personnelles de l’agent peuvent ainsi être stockés discrètement, sans envahir l’espace de travail.
Original
Moderne
Pratique
Élégant
4. Opter pour des assises confortables et ergonomiques
Pour l'hôte ou l'hôtesse d'accueil, n'hésitez pas à prévoir un fauteuil de bureau ergonomique et confortable puisque votre collaborateur va probablement rester 7 à 8 heures assis sur la même assise.
On pourra l'équiper d'accoudoirs, d'une têtière et d'un renfort lombaire pour parfaire le siège.
5. Choisir les bons matériaux de la banque d'accueil
À nouveau, les matériaux et les couleurs sont à choisir en pleine conscience. Ils participent à créer votre image de marque et à mettre en confiance vos visiteurs.
Des teintes naturelles et douces peuvent souligner, entre autres, vos engagements en termes de respect de l’environnement. Les couleurs vives, quant à elles, sont synonymes de dynamisme et de créativité.
L’esthétique de votre mobilier passe en partie par les matériaux . Pour véhiculer une image intemporelle, vous pouvez choisir des façades en bois.
Si vous désirez apporter une touche d’originalité, il est possible de les associer à des tablettes ou des vitrines en verre.
6. Agencer la salle d'attente
Il suffit de peu de choses pour meubler cet espace convenablement : un petit canapé de bureau ou deux fauteuils d'accueil confortables ou chaises d'accueil (voire quelques poufs pour les entreprises les plus fun).
Ajoutez-y également une petite table basse pour pouvoir poser des magazines ou des plaquettes commerciales concernant votre marque et entreprise.
Veillez à ce que votre mobilier d'accueil se fonde bien avec votre architecture d'intérieur.
Pour aller plus loin, n'hésitez pas à consulter notre guide sur l'aménagement d'un espace d'attente et sur comment choisir son siège d'accueil.
7. L'acoustique de l'espace
L’accueil et la salle d’attente sont, par définition, des lieux de passage.
Les nuisances sonores peuvent donc rapidement devenir importantes.
Afin que ces espaces restent agréables, aussi bien pour vos collaborateurs que pour vos visiteurs, il est essentiel de veiller à leur acoustique.
Vous pouvez notamment installer des panneaux acoustiques, sur pieds ou à apposer sur la banque d’accueil. Cela permet de limiter la propagation du bruit, mais aussi d’assurer un minimum d’intimité lors des échanges.
Grâce à des styles variés, ces cloisons amovibles se fondent parfaitement dans votre décoration. Effectivement, divers motifs et couleurs sont mis à votre disposition sur le marché.
Enfin, on pourra prévoir une cabine téléphonique de bureau.
Nos recommandations de panneaux acoustiques
Comment décorer un espace d'accueil pour créer un cadre convivial : nos idées
Au-delà d’être fonctionnelle, votre espace d’accueil se doit d’être agréable visuellement . Ainsi, en soigner la décoration est une étape incontournable.
1. Afficher sa marque
On le répète encore une fois : il faut absolument afficher sa marque ou son logo dans les locaux de son entreprise.
Savoir où on se trouve, c’est primordial pour un futur client ou partenaire. Et c’est aussi important pour le postier qui saura qu’il ne livre pas votre courrier chez votre voisin !
Il existe plusieurs moyens de faire apparaitre votre nom d’entreprise sur un mur :
- apposer un autocollant (sticker) sur le mur : c’est la solution la plus facile à prix accessible,
- se faire découper un logo en bois ou PVC par Kollori (très élégant),
2. Ajouter des plantes
On pourra ajouter des plantes vertes pour décorer l'accueil. Que ce soit des plantes sans entretien ou des plantes naturelles, on s'intègrera parfaitement dans les tendances du moments.
Bonus : Proposer des services pour améliorer l’expérience des visiteurs
Dans l’objectif d’améliorer toujours plus l’expérience de vos visiteurs, il est possible de leur proposer des services annexes.
Il s’agit, par exemple, d’installer une fontaine à eau ou une machine à café.
Des distributeurs de friandises peuvent également être un atout majeur, en fonction de la clientèle que vous ciblez.
Si vous disposez d’un espace suffisamment grand, il est envisageable d’installer un showroom ou une boutique.
Au lieu de rester inactifs pendant l’attente, vos visiteurs ont la possibilité de découvrir vos derniers produits, en les testant , puis en les achetant.
Votre accueil devient alors dynamique et contribue, à sa façon, au développement de votre marque sur le long terme.
Des experts conçoivent mon accueil d'entreprise
Pour que vos visiteurs s'imprègnent immédiatement de vos valeurs et de votre message, nos équipes proposent des services de conseil, décoration et aménagement de A à Z.
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