Le guide de l'aménagement d'un open-space
Le Guide de l'Aménagement d'un Open Space
bordure en forme de vagues (ne pas toucher)
Marre de vos bureaux cloisonnés ? Besoin d'espace ? Envie de changement ? Comme on vous comprend !
Les bureaux open-space sont devenus une norme dans certaines entreprises depuis maintenant plusieurs années et même s'il sont remis en question par la crise sanitaire du covid-19, leurs avantages ne sont plus à prouver.
Dans ce guide de l’ aménagement d’open-space , nous vous donnons toutes les informations dont vous avez besoin ! Quels sont les différents espaces à aménager et les solutions pour lutter contre le bruit ? Quel mobilier choisir pour aménager des bureaux en open space et assurer la concentration de vos collaborateurs ? Quel agencement ergonomique adopter ? Quelle décoration adopter ?
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Les avantages et inconvénients d'un open space
Le principal intérêt de ce type d'organisation spatiale est de faciliter la communication entre les collaborateurs , qui sont en contact direct. Une question à poser ? Plus besoin de déambuler d'une pièce à l'autre pour aller chercher l'information : opter pour l'openspace c'est favoriser les échanges rapides et efficaces.
L' aménagement en open space a un second avantage : le coût économique. En effet, l’open-space permet de réunir plus de collaborateurs sur un même espace par rapport à un bureau fermé, dans lequel il faut prévoir des cloisons, des unités de passage, des portes, etc... Si vous êtes une grosse équipe et que vous souhaitez réaménager ou vous installer dans vos nouveaux bureaux en amoidrissant les coûts, l'openspace est pour vous.
Cependant, l'organisation en open-space possède également un inconvénient majeur : le bruit ! Entre les conversations entre collaborateurs, les échanges téléphoniques ou les réunions informelles en petit comité, un bruit de fond permanent peut s’installer et fatiguer les collaborateurs. C'est d'ailleurs ce que lui reprochent ces derniers.
Il est donc important de bien penser l’aménagement de cet espace pour optimiser les besoins et offrir aux collaborateurs un espace agréable pour travailler.
Comment aménager ses bureaux en open space ?
Positionner les différents services sur le plateau
Avant tout chose, il va falloir calculer le nombre de personnes qui pourront travailler dans votre espace partagé.
Il est nécessaire de prendre en compte le nombre de mètres carré du lieu et le type de sortie disponible (une sortie unique ou plusieurs en cas d’incendie par exemple) pour connaitre votre limite.
Ensuite, il est indispensable de lister tous les services de votre entreprise, le nombre de collaborateurs qui les composent et les interactions habituelles entre ces dits services.
C’est peut-être une des étapes les plus difficiles d’un aménagement d’un bureau en open space.
En effet, pour bien comprendre comment fonctionne une entreprise, il faut analyser les flux de communication entre les équipes, mais aussi comprendre celles qui ne peuvent pas travailler à proximité (le service comptabilité qui doit se concentrer n’est souvent pas placé à côté du service commercial, réputé bruyant).
C’est tout l’intérêt de confier la conception des plans de bureaux à un professionnel.
Faire attention à la réglementation
En terme d'ergonomie, le code du travail recommande un espace minimum de 10m2 pour un poste de travail.
Pour les espaces de circulation, il faut prévoir une distance minimum de 80 cm pour le passage d’une personne.
Diviser l’open-space en sous-zones
Un open space n’est pas forcément seulement composé de postes de travail.
Si vous souhaitez enrichir cet environnement de travail, il est nécessaire de se poser les bonnes questions sur les autres zones que vous souhaitez implanter.
Cela peut être :
- un espace de réunion formel ou informel
- un espace pour passer ses appels téléphoniques (avec une cabine acoustique ou phonebox par exemple),
- un espace de détente.
Bien prévoir ses espaces de circulation
La circulation doit être possible dans un open space.
En effet, les collaborateurs doivent pouvoir se rendre à leur poste de travail facilement mais aussi interagir avec des collègues.
Il faut prévoir un espace de recul nécessaire pour chaque poste de travail et un peu de dégagement autour pour que les collaborateurs puissent travailler entre eux.
Un couloir central est aussi recommandé afin d’accéder rapidement à d’autres parties de l’espace professionnel et ne pas devoir zigzaguer entre ses collègues pour quitter son poste de travail.
Quels bureaux pour open space choisir ?
Les bureaux bench
En open-space, on retrouve tout le temps des bureaux bench. Quésaco ? Ce sont des " bureaux doubles " en face à face.
Appelé aussi bureau modulaire ou îlot partagé, le bureau bench est dédié au travail de 2, 4 ou 6 personnes, voire plus.
Il permet d’optimiser l’espace mais aussi de constituer des équipes sur le plan physique.
Ces meubles de travail sont idéals pour optimiser l’espace et très économiques : les options telles que les écrans de séparation, les pieds, l’électrification sont partagés entre plusieurs plateaux, ce qui réduit le prix quand on le rapporte au coût par poste de travail.
Souvent moins cher qu’un bureau individuel, il permet de faire de belles économies sur la fourniture de mobilier de bureau pour vos bureaux.
Il possède de nombreuses gammes différentes, qui s’adaptent à tous les besoins et à tous les budgets.
Les bureaux bench peuvent contenir des parois entre chaque poste de travail (acoustique ou non), la possibilité d’accrocher un écran (avec un support bras articulé) et bien sûr une trappe pour faire passer les câbles.
C’est le type de bureau professionnel que nous vous recommandons pour une équipe qui travaille sur un projet commun !
Niveau design, plusieurs coloris et matières sont disponibles pour les plateaux et les pieds. Ce type de mobilier peut aussi être utilisé pour l’aménagement d’un espace de coworking.
Attention cependant à ce que les produits que vous choisirez concordent bien avec l’architecture intérieure de vos bureaux, leur style et leur concept.
Pour améliorer votre RSE, n’hésitez pas à découvrir les bureaux Made in France. Ce sont des produits souvent disponibles en stock et qui sont fabriqués près de chez nous.
En fonction de votre espace, vous allez privilégier un bureau bench pour 2, 4, 6 ou même 8 personnes (il n’y a théoriquement pas de limite sur la taille d’un bureau bench).
Pour apporter une touche de confidentialité et d'intimité en entreprise, des écrans des séparations frontaux sont conseillés : en plexiglas, en mélaminé, en tissu.
Pour améliorer l’ acoustique de l’open-space, nous vous conseillons des écrans de séparations avec traitement acoustique pour absorber un maximum d’ondes sonores.
A noter qu'il est aussi possible d'installer des bureaux réglables en hauteur dans le but d'améliorer le confort de vos collaborateurs et un bureau haut de gamme pour le directeur ou la directrice.
Nos recommandations de bureaux pour open space
Quelle taille par poste de travail ?
La médecine du travail et l’AFNOR (Association Française de Normalisation) ont dressé une liste de recommandation concernant l’environnement de travail dans le but de protéger la santé des salariés.
Les surfaces minimales recommandées par poste de travail sont de 10m2 pour 1 personne, de 22m2 pour 2 personnes (soit 11m2 par personne), de 33m3 pour 3 personnes (soit 11m2 par personne), etc…
Le plan de travail doit mesurer au minimum 120 x 80 cm. Dans les faits, les bureaux standards mesurent plutôt 140 x 80cm ou 160 x 80cm, de quoi laisser plus d’espace aux salariés.
Il est également nécessaire d’adapter cette taille aux besoins de vos équipes. Les professions administratives auront par exemple besoin de plus d’espaces pour entreposer des dossiers, devis ou factures.
Installer des espaces de confidentialité avec les phonebox
L’open-space n’est plus juste un espace avec des bureaux en rang d’oignons, il est devenu un espace de vie à part entière pour une grande partie des salariés.
Pour lutter contre l’inconvénient sonore, il faut mettre en place des espaces confidentiels ou les collaborateurs peuvent s’isoler l’espace d’un rendez-vous téléphonique, ou d’une réunion.
Les phonebox (ou cabines acoustiques) sont déclinés en plusieurs dimensions pour créer rapidement et sans travaux une pièce dans une pièce , entièrement fermée et équipée d’une ventilation interne, la phonebox est votre alliée dans la lutte contre le bruit.
Du rangement pour tous les collaborateurs
La problématique des rangements dépend du type d’open-space, pour un open-space « classique » avec des postes assignés, le caisson de rangement de bureau mobile répondra à vos besoins, il est possible d’équiper sur certains caissons un coussin d’assise pour créer des assises informelles pratique lorsque les collaborateurs se retrouvent pour des échanges informels.
Avec ou sans serrure, le caisson se place sous le bureau et permet de gagner en rangement sans perdre en espace.
Les armoires de rangement peuvent être utilisés en tant que séparateur d’espace et pour délimiter les différents services ou équipes.
Installer un espace détente à côté de l'open space
Un coin détente doit permettre au collaborateur de déconnecter l’espace d’un instant et s’éloigner de l’espace de travail plus bruyant. C’est l’endroit pour se détendre, prendre un café et discuter.
Aménagez cet espace avec un canapé de bureau confortable, des assises lounge ou encore des poufs pour créer un espace invitant à se détendre ! Vous pouvez également apporter une touche de nature avec des plantes stabilisées.
Décorer un open space
L’open-space est souvent le lieu où les collaborateurs vont passer le plus de temps dans leur journée de travailler.
Créer une ambiance attrayante et confortable pour eux parait donc essentiel pour les motiver et les rendre plus créatifs / performants.
Pourtant, la majorité des espaces partagés de ce type sont assez basiques. Les murs sont blancs et dénués de décoration, les couleurs des mobiliers sont neutres voire ternes et aucun élément graphique ne fait référence à la marque.
Pour rendre ce lieu enfin attractif, on vous conseille par exemple de peindre un mur avec une couleur pastel, mais aussi afficher un stickers dynamique, installer un mur d’expression et un porte manteau design.
Niveau cloisonette de séparation des bureaux partagés, on pourra choisir des tissus colorés qui rappellent la charte graphique de l’entreprise.
Quel couleur choisir pour son open space ?
Pour les open spaces, nous vous conseillons d’éviter les couleurs trop dynamiques car fatigantes pour vos collaborateurs. Optez plutôt pour des couleurs neutres comme un bleu léger, du beige ou un blanc écru.
Les solutions acoustiques pour réduire le bruit dans les espaces partagés
L’inconvénient principal de l’open-space est les bruits, pour améliorer au maximum l’acoustique de cet espace, il existe des solutions, en plus des écrans de séparation acoustique pour les bureaux.
Pour optimiser le traitement acoustique d'une pièce, il est conseillé de mettre en place des dispositifs acoustiques sur les murs, le plafond et dans la pièce.
Les panneaux acoustiques sur pied servent de séparateur d'espace tout en jouant un rôle acoustique dans l'open space, ils existent dans plusieurs formes et dimensions pour s'adapter à votre besoin.
Les panneaux muraux acoustiques et suspendus sont parfait pour absorber un maximum d'ondes et réduire la réverbération dans la pièce.
Cloisons et séparations
Panneaux muraux
Panneaux suspendus
Mobilier acoustique
Le point sur les normes à respecter
Des normes existent pour aménager un open-space :
- Dimension d'un bureau : minimale 120x80 cm
- Circulations: entre 80 et 90 cm pour une circulation simple et 150 cm pour que 2 personnes puissent se croiser ou permettre le passage d'un fauteuil
Selon la norme NF EN 12646-1 relative aux éclairages intérieurs , les éléments déterminants d’un confort visuel et d’une productivité optimum sont :
- La répartition des sources de lumière : afin de garantir un taux d’éclairement harmonieux et uniforme dans tout l’espace.
- L’intensité des contrastes : en effet, des contrastes trop élevés peuvent diminuer l’efficacité de la vision.
- Le rendu des couleurs : pour une atmosphère ni trop froide, ni trop terne, ni trop agressive.
Selon la norme EN 17037, il faut un minimum de lumière naturelle dans les espaces intérieurs avec un apport de 300 lux pendant la moitié du temps de la période d’activité, ce qui impose un nouvel agencement des espaces tertiaires.
Il est recommandé que le collaborateur soit exposé aux rayons du soleil au moins une heure trente par jour, pour respecter son cycle circadien, tout en veillant à limiter l’éblouissement.
En bref, pour des collaborateurs heureux de travailler et en bonne santé, ils doivent avoir accès à l’éclairage naturel, sans apport excessif de chaleur, avec une vue de qualité ; en évitant les éblouissements et en veillant au rendu des couleurs des sources lumineuses.
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