Comment ranger et organiser ses bureaux ?
Comment ranger et organiser ses bureaux ?
bordure en forme de vagues (ne pas toucher)
Travailler dans un espace fonctionnel et agréable passe, tôt ou tard, par le rangement et l’organisation des bureaux.
Effectivement, en classant les documents et les fournitures, chaque employé gagne en efficacité et en sérénité, mais contribue également à créer un lieu plus propice à l’accueil et aux échanges.
Dans cet article, nous vous partageons sept astuces pour bien ranger et organiser vos bureaux.
S'équiper en meuble de rangement de bureau
C'est un conseil simple mais diablement efficace. Sans meuble de rangement de bureau dans votre espace professionnel, il est difficile d'être organisé et d'avoir un bureau propre.
On vous conseille donc de vous équiper en casiers, armoires, étagères ou bien encore caissons.
Classer les affaires présentes sur le bureau
Avant même de procéder au rangement de votre bureau, il est essentiel de prendre le temps de classer les affaires qui s’y trouvent.
En débarrassant complètement le plan de travail, à l’exception du matériel informatique, vous prenez conscience de tout ce que vous stockez et qu’il sera nécessaire d’organiser par la suite.
L’objectif de cette première étape est de conserver uniquement les objets et documents dont vous avez besoin.
Vous pouvez alors constituer 3 tas selon votre décision :
- Les fournitures et documents utilisés quotidiennement ;
- Les dossiers à archiver ;
- Les objets à jeter.
Grâce à ce tri, vous avez une meilleure connaissance de l’encombrement des outils indispensables à l’exercice de votre profession.
Vous pouvez ainsi adapter les solutions de rangement à votre activité.
Installer des accessoires pour trier les documents
Selon la nature de votre activité, il est possible que vous ayez à traiter de multiples documents.
Qu’il s’agisse de courriers, de devis et factures, ou encore de relances, il est essentiel que l’ensemble de ces papiers soient correctement organisés pour rapidement les retrouver.
Afin de gagner en efficacité et d’être toujours à jour, vous pouvez opter pour diverses solutions de tri :
- Des bannettes à courrier compartimentées pouvant être superposées ;
- Des trieurs verticaux ;
- Des boites de rangement à dossiers suspendus ;
- Des classeurs étiquetés ;
- Des pochettes classées par code couleur et thématique ;
- Un porte-revues mural.
Ces accessoires ont pour objectif de faciliter votre gestion administrative. Il est donc essentiel de prévoir régulièrement du temps pour faire l’inventaire de leur contenu.
Lorsque les actions requises ont été accomplies, vous pouvez archiver définitivement le document concerné.
Investir dans des boîtes de rangement
Dans l’objectif d’allier praticité et esthétique, il est recommandé de vous équiper de boites de rangement. Utiles pour stocker vos fournitures de bureau ou ranger les câbles informatiques, elles apportent du caractère et de la personnalisation à votre espace de travail.
Si vous désirez profiter pleinement de leurs avantages, il convient toutefois de suivre quelques règles avant de les mettre en service
- Définir un usage précis pour chaque rangement, afin de faciliter la recherche le moment venu ;
- Établir un code couleur ou étiqueter les boites ;
- Optimiser le rangement, en les superposant selon leur degré d’importance et leur fréquence d’utilisation.
Ces paramètres sont d’autant plus importants si les boites sont rangées dans des étagères ou placards accessibles à tous.
En effet, plus les utilisateurs sont nombreux, plus il y a de risques que le rôle initial de ces accessoires ne soit pas respecté. En affichant clairement ce qu’ils contiennent, chacun est en mesure de respecter l’organisation mise en place.
Compartimenter les tiroirs
Opter pour un bureau qui possède des tiroirs est un avantage non négligeable, puisque cela permet à chacun de garder à portée de main les affaires dont il a besoin. Toutefois, sans un minimum d’organisation, ces espaces de rangement peuvent rapidement se transformer en débarras.
L’idéal est d’investir dans des accessoires vous permettant de compartimenter vos tiroirs. Vous pourrez ainsi classer vos fournitures par genre et savoir en un clin d’œil celles qui vont bientôt vous manquer.
Cela vous donne également l’occasion de libérer de l’espace sur votre plan de travail, en limitant le nombre de pots à crayons ou d’objets à traîner, sans qu’ils aient une place bien définie.
Prévoir des modules de rangement
En complément des solutions de rangement que comporte votre bureau en tant que meuble, il est important de prévoir des modules dans votre salle de travail.
Il peut s’agir, par exemple, de caissons à roulettes, d’une armoire fermée ou encore d’une bibliothèque destinée à accueillir les dossiers en cours et archivés.
Ces meubles de rangement peuvent être à usage personnel ou collectif, en fonction du lieu où ils sont installés et du mode de fonctionnement de votre entreprise.
Dans le cadre du flex office notamment, il est essentiel que de multiples solutions soient proposées aux employés.
En effet, ces modules leur permettent de stocker leurs affaires professionnelles et personnelles, et ce, même s’ils ne possèdent pas de poste de travail attitré.
Miser sur la verticalité
Investir dans des meubles pour ranger votre bureau et organiser efficacement vos affaires peut rapidement être limité par le manque de place.
La superficie de votre lieu de travail n’étant pas extensible à l’infini, il est pertinent de miser sur la verticalité, plutôt que sur l’horizontalité.
Cela consiste à installer des étagères aux murs, sur lesquelles vous pourrez déposer des classeurs, des dossiers ou encore des paniers contenant vos fournitures et accessoires liés à votre matériel informatique.
Pour rendre l’atmosphère plus agréable, il est recommandé d’y apposer des éléments de décoration, tels que des plantes, des bougies ou des cadres.
Vous pouvez compléter les étagères par des meubles fins, plus hauts que larges. Ils sont idéaux pour ranger des livres, des pochettes, ainsi que les fournitures de bureau que vous conservez pour plus tard.
Cacher les intrus
Dans les bureaux, les câbles d’ordinateur et fils de téléphone causent souvent une pollution visuelle et créent du fouillis.
Pour un espace de travail bien rangé, il faut les cacher !
Caches, gaines ou passages de câbles intégrés au bureau…
Les solutions sont multiples pour dissimuler les fils et câbles qui encombrent l’espace.
Instaurer une politique de bureau propre
En entreprise, pour garder des bureaux rangés et organisés, on peut miser sur la politique du bureau propre (ou clean desk).
Cette politique se met en œuvre grâce à une stratégie de communication interne spécifique et grâce à un ameublement qui incite à l’ordre, avec des rangements, des corbeilles, etc.
Lorsque l’on déploie une politique de bureau propre, les employés sont plus enclins à ranger régulièrement leur bureau et à faire place nette lorsqu’ils quittent les locaux.
À la clé, des bureaux impeccables lorsque l’on arrive le matin et lorsque tout le monde repart en fin de journée.
Faites un tri régulièrement
Afin de garder son bureau rangé et organisé, il est essentiel de faire le grand ménage régulièrement. Le but consiste à débarrasser l’espace de travail de tout objet inutile.
Une fois par semaine ou une fois par mois selon les cas, on prend un peu de temps pour jeter les papiers et post-it qui ne servent plus, les rouleaux de scotch vides, les stylos qui ne fonctionnent plus…
Par ailleurs, on archive les dossiers clôturés et les documents juridiques et administratifs importants.
Pour une parfaite organisation et un maximum de productivité, on ne conserve que l’essentiel sur la table de travail !
Pour une parfaite organisation et un maximum de productivité, on ne conserve que l’essentiel sur la table de travail !
Penser aussi à votre ordinateur
S’il est important de ranger son bureau de travail, il est également capital de faire le tri dans l’espace bureau de son ordinateur. Cela permet de gagner de la place sur la carte mémoire, d’éviter les ralentissements sur son PC et d’organiser son espace numérique pour n’y garder que l’essentiel.
On organise ses fichiers dans des dossiers bien nommés. On place dans la corbeille les fichiers et dossiers désuets, puis on vide la corbeille si l’on est certain de ne plus utiliser les documents. On pense aussi à effacer son historique de navigation pour éviter les distractions (pubs, pop-ups…) lorsque l’on travaille sur Internet.
Acheter un destructeur de papier
Dans l’objectif d’allier praticité et esthétique, il est recommandé de vous équiper de boites de rangement. Utiles pour stocker vos fournitures de bureau ou ranger les câbles informatiques, elles apportent du caractère et de la personnalisation à votre espace de travail.
Afin de prolonger les bienfaits de vos efforts en termes de rangement et d’organisation, il est indispensable de vous équiper d’un destructeur de papier.
Cet accessoire vous permettra de vous séparer, au fur et à mesure, des documents dont vous n’avez plus l’utilité, mais qui requièrent une attention particulière en termes de protection des données. En effet, au sein de votre entreprise, vous serez amené à traiter de nombreux courriers, dont la confidentialité peut être importante. Les déposer dans un bac de tri n’est donc pas envisageable.
En revanche, pour les papiers et objets dont vous n’avez plus l’utilité et qui ne nécessitent pas un traitement spécifique, il convient de mettre à disposition des employés des bacs qui incitent au recyclage et au réemploi.
Garder une poubelle dans son espace de travail
Un bureau rangé est un bureau propre. Afin de jeter les déchets au fur et à mesure, une poubelle s’impose ! Avec une corbeille tout près de votre table de bureau, vous n’aurez plus aucune excuse pour laisser traîner des papiers inutiles et autres détritus.
Adopter un outil organisationnel
Agenda traditionnel en papier, planning partagé en ligne, logiciel de planification ou de gestion de projet… De nombreux outils existent pour organiser son travail sans accumuler les post-it et les to-do-list sur son bureau.
Installer des plantes vertes
Sur la table, sur une étagère ou à côté de soi sur le sol, il est judicieux d’installer une plante verte. Cela permet d’organiser ses bureaux tout en les rendant agréables.
En plus, les plantes vertes sont pleines de bienfaits : elles absorbent le dioxyde de carbone et purifient l’air, elles augmentent le bien-être au travail et la productivité des salariés, elles réduisent le stress…
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