Comment aménager un bureau en flex office ?
Comment aménager un bureau en flex office ?
bordure en forme de vagues (ne pas toucher)
La flexibilité au travail est une notion qui se développe de plus en plus. Depuis la démocratisation du télétravail et le recours à la semaine de quatre jours, les entreprises ont constaté des changements de comportements au sein des locaux professionnels.
Désormais, les bureaux attitrés ne rencontrent plus le même succès qu’auparavant et laissent la place à des espaces qui favorisent la créativité et la liberté d’action.
Dans cet article, nous vous expliquons comment aménager un bureau en flex office et bénéficier de ses multiples avantages.
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Bien connaître les avantages et inconvénients du flex office
Le flex office est une solution d’aménagement qui est de plus en plus plébiscitée.
S’il permet de répondre à de nouveaux enjeux et besoins, il n’est pas nécessairement adapté à l’ensemble des secteurs d’activité et des modes de fonctionnement.
Avant de procéder à l’agencement d’un bureau en flex office, il convient donc de prendre connaissance des avantages et inconvénients.
bordure en forme de vagues (ne pas toucher)
Avantages du flex office
Que ce soit du point de vue de l’entreprise ou de celui des salariés, le flex office présente de multiples points forts. C’est le cas notamment des suivants :
- Optimiser les coûts immobiliers ;
- Bien utiliser les espaces ;
- Favoriser le travail collaboratif ;
- Améliorer la productivité et la créativité des équipes ;
- Apporter davantage de souplesse aux employés ;
- Lutter contre la sédentarité.
Pour bénéficier de l’ensemble de ces avantages, il convient de préparer le projet en collaboration avec les salariés . Ces derniers pourront partager avec vous leurs attentes et leurs besoins, ce qui contribuera à la réussite de votre démarche.
Inconvénients du flex office
Au contraire, lorsque l’aménagement en flex office n’a pas été suffisamment pensé en amont, il peut avoir un impact négatif sur les équipes. Cela amène aux conséquences suivantes :
- Une diminution de la productivité en cas de mauvais zoning ;
- Une perte de cohésion entre les salariés présents et ceux en télétravail ;
- Une suroccupation des espaces si les besoins n’ont pas correctement été définis ;
- Un agencement qui ne correspond pas aux véritables attentes des collaborateurs.
Afin d’éviter ces déconvenues, il est essentiel de personnaliser au maximum votre projet . Prendre appui sur d’autres aménagements peut être une source d’inspiration, mais cela peut également montrer ses limites.
Comprendre les besoins des collaborateurs et leur mode de travail
Pour choisir l’aménagement idéal et le bon mobilier de bureau en flex office, il faut absolument faire un point avec les employés sur leurs missions et leurs besoins pour les réaliser.
Si les travailleurs ont constamment besoin de concentration et de silence, le flex office n’est pas forcément la meilleure solution et les bureaux professionnels individuels, traditionnels, se révèlent plus avantageux.
En revanche, lorsque la collaboration est au cœur des activités et lorsque la culture d’entreprise est de type innovante ou clanique, le flex office représente une véritable opportunité.
Aménager un bureau en flex office passe par la définition des différentes zones de travail qui le constitueront. Plusieurs espaces peuvent alors voir le jour, comme nous vous l’expliquons ci-dessous.
Prévoir des espaces de travail collaboratif
En flex office, on recherche autant le bien-être des salariés que la performance de l’entreprise. Afin d’avancer sur des projets collectifs auxquels participent plusieurs employés et services, les espaces de travail collaboratif se révèlent essentiels.
Salle de réunion classique, bureaux en coworking avec de grandes tables pour accueillir plusieurs collaborateurs, salle de brainstorming à la décoration stimulante… Tous ces espaces garantissent la bonne collaboration des équipes et des réflexions collectives efficaces avec, à la clé, davantage d’idées innovantes et de motivation.
Le propre du flex office est de ne plus attribuer des postes de travail précis aux salariés. Cela a pour objectif de favoriser les échanges et la collaboration. De ce fait, il est fortement recommandé de prévoir des zones de travail dans lesquelles la réflexion collective est mise à l’honneur.
Il peut s’agir, par exemple, de grandes tables auxquelles vos équipes pourront s’installer pour partager leurs idées et travailler sur un projet commun.
Si vous préférez les lieux informels , vous pouvez opter pour un espace salon,
composé de fauteuils, de canapés, de poufs et d’une table basse.
En apportant du confort et en sortant du cadre strict des bureaux cloisonnés, vos employés seront encouragés à faire preuve de créativité .
Il est intéressant également d’ aménager une salle de réunion qui sorte de l’ordinaire (avec des chaises de réunion design par exemple).
Elle pourra notamment servir à se connecter en visioconférence avec des clients (avec des tables hautes)
ou les salariés en télétravail.
Elle a également le rôle d’accueillir les partenaires, les fournisseurs ou la clientèle, tout en participant à la transmission de votre image de marque.
Prévoir des bureaux individuels
Dans le but d’assurer le confort de l’ensemble de vos effectifs, il est essentiel de proposer des bureaux individuels ou des bulles de silence. En fonction des besoins exprimés par vos collaborateurs, il vous sera peut-être demandé de conserver quelques postes de travail traditionnels, installés dans une pièce cloisonnée.
Diverses solutions sont envisageables pour aménager des bureaux individuels en flex office. Les cabines acoustiques et les cloisons amovibles sont idéales, en particulier en open space, car elles permettent de transformer l’espace de travail au gré des besoins.
Penser aux espaces collaboratifs pour les réunions formelles et les échanges informels
Si la plupart des entreprises disposent de salles de réunion traditionnelles avec de grandes tables pour les discussions et présentations formelles, de plus en plus de sociétés font aussi le choix d’aménager des espaces d’échanges informels.
Avec des fauteuils cosy, des canapés d'entreprise design et des tables basses, on peut par exemple créer un petit salon où boire un café et papoter.
On peut également aménager une salle de brainstorming avec du mobilier permettant de travailler en toute décontraction, comme des poufs ou des fauteuils lounges.
Aménager un espace détente dans le flex office
Parmi les avantages du flex office, il y a la flexibilité du travail et l’autonomie des employés. Dans ce contexte et pour améliorer le bien-être en entreprise, il est essentiel de créer des espaces détente, propices à la déconnexion.
Pour proposer un lieu de pause aux salariés, on peut aménager une salle de détente basique avec quelques canapés et des tables basses. On peut aussi créer une bibliothèque avec des meubles de rangement pour les livres et des poufs pour les lecteurs, ou encore aménager une tisanerie.
Les rangements : un choix clé pour maintenir un espace organisé
Armoires, étagères, caissons… Les solutions de rangement sont nombreuses pour les bureaux en flex office. Si l’on souhaite conserver des espaces de travail rangés et organisés, il est capital de choisir des meubles pratiques et sécurisants pour les salariés.
Pour les affaires personnelles des employés et les dossiers confidentiels, les caissons de rangement ou armoires avec serrure font partie des meilleures solutions.
Et si chacun doit régulièrement changer d’espace, optez pour des meubles avec roulettes.
RangementS POUR flex office
Définir la circulation au sein d’un environnement de travail flex office
Les déplacements étant fréquents, il est important de les rendre confortables. Pour ce faire, on évalue correctement l’espace nécessaire entre les bureaux, on évite le mobilier trop encombrant si l’espace est réduit et on prévoit une signalétique pour guider les salariés vers les différentes zones.
En plus des panneaux classiques avec des flèches, on peut miser sur des décorations spécifiques dans chaque espace pour mieux les identifier. Stickers collés aux murs et posters à message sont très pratiques pour indiquer l’usage de chaque espace.
Choisir du mobilier modulable et ergonomique
Comme évoqué, le flex office repose sur la possibilité de réaménager l’espace de travail suivant les besoins et de proposer des bureaux adaptés à l’ensemble des salariés. Pour ce faire, le mobilier doit être modulable et ergonomique.
Par exemple, avec des bureaux et des chaises réglables en hauteur, des tables pliantes ou de petite dimension et des tableaux aimantés, il devient plus facile de transformer les espaces et de les rendre accessibles à l’ensemble des employés.
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