Comment faire les plans de vos bureaux ?
Depuis le développement du télétravail, les entreprises sont confrontées à une mutation des habitudes et des besoins de leurs collaborateurs. Les bureaux doivent alors être repensés, afin de répondre à de nouvelles problématiques. Concevoir des plans devient une étape incontournable pour anticiper les attentes et y apporter des solutions concrètes.
Dans cet article, nous vous en disons plus sur le space planning, ainsi que sur les normes en vigueur à prendre en compte lors de l’élaboration de plans. Nous évoquons également les démarches à suivre pour leur conception.
En quoi consiste le space planning ?
Le space planning est une pratique qui a vu le jour au cours des années 1990. Initialement, cela consistait à aménager efficacement un bureau, dans l’objectif de réduire l’espace de travail utilisé et de limiter les dépenses liées au loyer.
Aujourd’hui, il s’agit avant tout d’optimiser les lieux pour apporter du confort aux salariés, sans pour autant impacter négativement leur fonctionnalité et leur esthétisme. Le space planning répond aux besoins rencontrés par les équipes de direction, qui font face aux enjeux du télétravail, au développement du travail collaboratif et à la volonté d’effacer progressivement les barrières créées par la notion de hiérarchie.
En prenant soin de bien penser votre démarche, vous pouvez bénéficier de multiples avantages, tels que :
- L’optimisation des espaces ;
- La réduction des coûts de fonctionnement ;
- Une amélioration de la collaboration interne ;
- Une affirmation de l’identité de la société ;
- Un meilleur équilibre entre les espaces de travail et les lieux de détente ;
- La possibilité d’impliquer les salariés dans le projet d’aménagement.
Quelles sont les normes en vigueur à inclure dans les plans de vos bureaux ?
Avant de vous lancer dans l’élaboration des plans de vos bureaux, il est nécessaire de tenir compte des normes en vigueur. Afin que votre projet de travaux soit accepté, certaines règles législatives et techniques ne peuvent pas être ignorées.
En termes de loi, votre entreprise peut être soumise à des obligations. De ce fait, toutes les modifications ne peuvent pas nécessairement être apportées à vos locaux, qu’il s’agisse de gros œuvre ou d’aménagements moins importants. Par exemple, vous devrez tenir compte de la capacité d’accueil des lieux, des règles de sécurité ou encore des normes qui s’appliquent aux établissements recevant du public (ERP).
En parallèle, il est indispensable que vous prêtiez attention aux contraintes techniques liées à l’aménagement d’un bureau. Cela concerne notamment l’acoustique, la climatisation, le chauffage, l’éclairage ou encore le nombre de sanitaires à prévoir selon l’effectif de l’entreprise. De même, vous devrez vous assurer que les locaux sont facilement accessibles, en particulier pour le personnel en situation de handicap.
Quelles étapes suivre pour concevoir un plan d’aménagement ?
Les plans d’aménagement permettent à toute l’équipe impliquée dans le projet d’avoir une vision globale du futur agencement des bureaux. Les préparer avec soin et dans le détail est donc fortement recommandé pour obtenir les résultats escomptés. Afin d’y parvenir, vous pouvez suivre plusieurs étapes, que nous vous présentons ci-dessous.
1) Définir précisément les besoins
Pour commencer, prenez le temps de définir précisément les besoins de votre entreprise et de vos collaborateurs. Cela consiste, entre autres, à comptabiliser le nombre de salariés actuel et celui prévu pour les prochaines années. Cela vous permettra de mieux optimiser les espaces, mais aussi de prévoir suffisamment de postes de travail pour l’ensemble des effectifs.
Il convient également d’évoquer les spécificités de chaque métier, dans l’objectif de tenir compte de l’espace nécessaire à l’installation du matériel. Vous pouvez aussi mentionner à cette étape si vous préférez des bureaux cloisonnés, un open-space ou encore un aménagement en flex office.
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2) Lister les points forts et les points faibles des locaux
Procéder à un état des lieux des locaux permet de lister ses points forts et ses points faibles. Le plan pourra ainsi prendre appui sur ces éléments, dans le but que chaque espace soit optimisé en fonction de la réalité du terrain.
Par exemple, si vous disposez d’une grande baie vitrée, qui vous permet de bénéficier de la luminosité naturelle, il est intéressant d’y installer les postes de travail qui en ont le plus besoin. En parallèle, les murs peuvent être utilisés pour y apposer des étagères ou des meubles de rangement.
3) Établir un cahier des charges
Au fil de la création de votre plan, vous pouvez avoir la tentation d’inclure des aménagements qui n’étaient pas prévus dans votre projet initial. Cela peut alors remettre en question les décisions prises préalablement, mais aussi votre budget.
Afin d’éviter les désillusions, il est conseillé d’établir, au plus tôt, un cahier des charges précis. Pour qu’il soit complet, il convient d’évoquer le contexte des travaux à venir, les spécifications non fonctionnelles et fonctionnelles, les ressources matérielles, humaines et financières, mais aussi les délais à respecter.
4) Inclure le mobilier et les éléments de décoration
Votre plan doit vous permettre de vous projeter comme si vos futurs bureaux existaient déjà. Il est donc recommandé d’avoir recours à des plans en 2D et en 3D.
Le premier aura pour objectif de vérifier la faisabilité de l’aménagement que vous avez en tête, ainsi que d’avoir une base sur laquelle prendre appui pour la réalisation des travaux. En effet, il symbolise les portes, les fenêtres ou encore la superficie de la pièce, ce qui limite les risques d’erreur.
Le second est davantage utilisé pour donner vie au projet. Vous pouvez y inclure les couleurs, le mobilier et les éléments de décoration. Cela vous permet de savoir concrètement quels seront les investissements en termes de meubles de rangement, de fauteuils, de bureaux, de lampes et de revêtements, pour ne citer qu’eux.
Qui élabore le plan ?
Selon la taille de l’entreprise et l’ampleur des travaux, le plan peut être réalisé en interne ou en collaboration avec un professionnel de l’aménagement. Vous pouvez notamment faire appel à un architecte d’intérieur, à un chef de projet ou à un space planner.
Si vous décidez de vous faire accompagner, vous devrez comptabiliser la prestation dans votre budget global. Dans le cas contraire, certains travaux pourraient être mis de côté par manque de moyens financiers.
Nos équipes sont à votre disposition pour vous conseiller dans le choix de votre mobilier ou vous accompagner dans l'aménagement de A à Z de vos intérieurs. Chaque année nous concevons et installons des dizaines de bureaux dans toute la France.
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