Comment créer un espace de confidentialité dans les bureaux ?
À l’ère de l’open-space et du flex office, la question de la confidentialité est devenue une problématique majeure au sein des entreprises. Indispensable pour rassurer les clients et apporter du confort, tant auditif que visuel, aux employés, elle reste parfois difficile à mettre en place.
Dans cet article, nous vous en disons plus sur les aménagements à prévoir pour créer un espace de confidentialité dans vos bureaux.
Pourquoi préserver la confidentialité en entreprise est-il important ?
Au sein d’une entreprise, les salariés sont confrontés à des données qui doivent faire l’objet d’un traitement spécifique. Cela concerne notamment les informations confidentielles des clients, le fonctionnement et la comptabilité de la société, le secret professionnel des affaires en cours ou encore les coordonnées des membres du personnel.
Si la cybersécurité est de plus en plus développée, au même titre que le respect du règlement général sur la protection des données (RGPD), les entreprises sont aussi encouragées à repenser leur espace de travail pour assurer la discrétion et la confidentialité des activités.
Au-delà de contribuer au confort des salariés et des clients, qui se sentent plus à l’aise pour échanger dans un lieu qui leur est réservé, créer un espace de confidentialité est primordial pour limiter les fuites d’informations sensibles. Il en va de la réputation de votre société et de la confiance que vos collaborateurs, clients, fournisseurs et partenaires vous accorderont sur le long terme.
Quels aménagements prévoir pour créer un espace de confidentialité ?
Comme évoqué précédemment, les enjeux de la confidentialité sont liés à la protection des données de votre clientèle, mais aussi à celles de votre entreprise. Pour que votre espace de confidentialité soit optimal, il est essentiel que vous teniez compte des différents aspects qui risquent de menacer votre activité.
Ainsi, les solutions retenues doivent pouvoir être adaptées aux situations, comme les échanges par téléphone ou visio, l’accueil de la clientèle dans vos locaux ou encore les discussions entre collaborateurs. Afin d’apporter une réponse concrète à toutes ces problématiques, nous vous présentons ci-dessous les divers aménagements que vous pouvez appliquer à vos bureaux.
Installer des cloisons vitrées
Pour répondre à des objectifs de confidentialité verbale, vous pouvez installer des cloisons vitrées. Grâce à des parois qui génèrent une isolation sonore renforcée, vous serez en capacité d’accueillir vos visiteurs, d’échanger par téléphone ou d’organiser des réunions à distance sans craindre les indiscrétions.
Contrairement à des cloisons opaques, celles qui sont vitrées ont l’avantage de laisser entrer la luminosité naturelle dont peuvent bénéficier vos locaux. Elles jouent également un rôle dans la préservation de la culture d’entreprise, en gardant cette idée d’ouverture qui caractérise l’open-space et le flex office.
Enfin, en retenant cette solution, vous choisissez un aménagement durable. Cela permet aux salariés d’avoir toujours un espace à disposition, dans lequel ils peuvent se rendre pour les rendez-vous ou les échanges qui nécessitent un cadre plus structuré.
Opter pour des cloisons amovibles
Dans le cas où vous n’avez pas une superficie suffisante pour créer un espace de confidentialité au sein de vos bureaux, vous avez la possibilité d’opter pour des cloisons amovibles. Leur objectif est de vous apporter une solution sur-mesure, répondant parfaitement à vos besoins, qu’ils soient ponctuels ou réguliers.
Si vous cherchez à vous protéger des indiscrétions visuelles, tout en limitant la propagation des sons, il convient de choisir un modèle opaque et présentant des caractéristiques acoustiques.
Facilement dépliables ou installées sur des roulettes, ces cloisons amovibles sont idéales pour moduler votre espace de travail en fonction de vos attentes. Elles peuvent aussi être personnalisées pour respecter la décoration des bureaux et transmettre un peu plus encore l’image de marque.
Les meilleures ventes
Créer un mur végétal
La confidentialité concerne les échanges verbaux, mais aussi les écrits. Qu’elles soient électroniques ou manuscrites, certaines données ne doivent pas être partagées avec le plus grand nombre. De ce fait, il est indispensable que vous ayez un espace dans votre bureau à partir duquel vous pouvez faire signer des documents ou montrer votre écran d’ordinateur en toute quiétude.
Pour ce faire, il est envisageable de créer un mur végétal. Ce dernier peut être installé de manière à créer un coin intimiste ou être décliné pour séparer chaque poste de travail. Cela permet d’isoler une surface précise ou de mieux définir les espaces des salariés.
Dans un cas comme dans l’autre, le mur végétal contribue à la confidentialité, tout en apportant du confort visuel aux collaborateurs. De plus, il joue un rôle important dans la décoration des lieux, ainsi que dans l’instauration d’une atmosphère détendue, qui évoque le bien-être.
Installer des rideaux occultants
À l’image des cabines d’essayages dans les magasins de prêt-à-porter, vous pouvez installer des rideaux occultants, dans l’objectif de vous créer un coin à l’abri des regards indiscrets .
S’ils ne vous isolent pas complètement, en laissant passer les différentes conversations qui peuvent avoir lieu dans la pièce, ils vous permettent de soumettre des documents ou de partager votre écran d’ordinateur avec un nombre restreint de personnes. Seuls les individus étant du bon côté du rideau ont accès aux informations que vous leur montrez.
L’un des avantages majeurs de cette pratique est que le rideau peut facilement être tendu ou replié . De cette manière, les employés peuvent avoir accès à cet espace de travail pour diverses raisons, ce qui génère plus de flexibilité.
Prévoir des cabines acoustiques
En complément des cloisons, quelle que soit leur nature, vous pouvez prévoir des cabines acoustiques. Utilisées pour préserver la confidentialité des échanges en direct, téléphoniques ou en visio, elles sont également plébiscitées pour le travail individuel ou en petit groupe. Ainsi, leur installation pourra être bénéfique pour faire face à de multiples situations, en particulier si votre entreprise a opté pour le flex office.
Effectivement, les cabines acoustiques sont idéales pour répondre aux salariés qui ont besoin d’un espace qui leur est consacré, sans pour autant revenir aux bureaux attitrés. Ils peuvent alors réserver ce lieu pour quelques heures et y effectuer toutes les tâches qui nécessitent d’être au calme, à l’abri des nuisances sonores et des indiscrétions des collègues ou visiteurs.
Pas besoin de faire de travaux pour vous doter d'une salle de réunion au calme. Nos architectes d'intérieur vous conseillent pour optimiser vos espaces de travail selon vos contraintes.
Boutique propulsée par Wizishop